De Powerpoint-diarree

Het voelt altijd weer als een harde stomp in de onderbuik. Zit ik vooraan in een volle zaak en de eerste dia van een Powerpoint presentatie verschijnt op het doek. Linksonderin staat heel klein, naast het logo van het bedrijf geschreven: 1/89. Ugh. De eerste van 89 dia's. Een slide-diarree van anderhalf uur. Helaas kan ik niet meer wegvluchten, want ik ben met mijn domme kop vooraan gaan zitten.

Iedereen die mij kent weet dat ik een zeer uitgesproken mening heb over presentaties en zeker over het gemiddelde niveau van presenteren op de Nederlandse business podia. Ik vind dat er zeer zelden een goede presentatie te bewonderen valt, zelfs als er een zwaargewicht op het podium staat.

Zo zag ik deze week een presentatie van een lid van de raad van bestuur van een grote Nederlandse onderneming. Hij vertelde een verhaal aan een groep studenten over de Corporate Governance van zijn bedrijf. Ik was speciaal iets vroeger gekomen (ik moest zelf die dag een workshop geven) om deze presentatie mee te pikken. Maar man oh man, wat een slecht verhaal. Zo'n beetje alle klassieke fouten die een presentator kan maken, die werden door hem gemaakt. Even de belangrijkste op een rijtje:

• Geen aantrekkelijke opening om het publiek op scherp te zetten, maar de standaard "goedemiddag, ik ga een verhaal over ons bedrijf vertellen"-opening. (Oplossing: begin met een leuke, opvallende opening)
  
• Er zat geen duidelijke structuur in het verhaal, maar meer een aantal slides van eerdere presentaties die bij elkaar waren gesprokkeld, waarschijnlijk door een medewerker. (Oplossing: Maak zelf je eigen prestatie en maak de presentatie toegespitst op je publiek)
  
• Het was de eerste keer dat hij deze presentatie gaf, gezien het feit dat hij continu bezig was om tussen een stapel blaadjes de lijn van zijn eigen verhaal te ontdekken. (Oplossing: nummer je 'cue cards', bereid je goed voor en oefen diverse malen voor de spiegel)
  
• Hij had niet gecontroleerd of de Powerpoint presentatie wel klopte. Na slide 13 sprong de presentatie naar slide 17. Nummers 14,15,16 waren spoorloos verdwenen. Grote verwarring bij de spreker volgde daarop, wat zeker 2 minuten heeft geduurd, voordat het verhaal weer op gang was. (Oplossing: wees op tijd, controleer of alles klopt en werkt)
• De slides waren tot de nok toe gevuld met schema's, modellen en bakken met tekst, soms wel 200 - 300 woorden (Oplossing: gouden regel voor tekst op een slide is maximaal zes woorden, liever nog minder. Werk het liefst met heldere plaatjes, die het verhaal ondersteunen).
• Er zat geen duidelijke boodschap in zijn verhaal, maar series losse stukken informatie over zijn bedrijf. Na de presentatie heb ik aan een tiental studenten in de zaal gevraagd: "welke boodschap neem jij mee naar huis na deze presentatie?" Geen een had een duidelijk antwoord. (Oplossing: kies een duidelijke boodschap voor je presentatie en breng deze over de bühne, de three act structuur kan bijvoorbeeld helpen).
• De hele presentatie bleeft hij achter een catheder staan, waardoor de presentatie nog statischer werd dat de inhoud al was. (Oplossing: wees mobiel, loop rond, gebruik je complete lichaamstaal.)

Mijn belangrijkste tip voor het gebruik van Powerpoint bij een presentatie is: gebruik het niet. Ik parafraseer Ben Tiggelaar: "Alles wat meer licht geeft dan jezelf, moet je niet gebruiken." Het afgelopen jaar heb ik een aantal geweldige presentaties gezien, waarbij de spreker slechts een flipover gebruikte of helemaal niks. Maar wel een authethiek, beeldend en bevlogen verhaal hebben gehouden, vol vaart en humor. Daar kom ik voor in een presentatie.

Voor de liefhebbers nog een aantal linkjes met tips voor presentaties: Goede presentatie van Rikkert Walbeek, Really bad powerpoint van Seth Godin, Presentatie geven bij leren.nl.

Op site van Ted kan je een hoop mooie presentaties direct bekijken of downloaden ter inspiratie.